Comment assurer le bon déroulement et le succès d’une démarche de diagnostic RH ?
Le succès d’un diagnostic RH réside dans la relation de confiance construite avec les facteurs clés suivants :
- Méthodologie adaptée
- Communication
- Transparence
- Rigueur
- Leadership et action
Afin de maximiser le retour sur investissement, de créer un lien de confiance et d’assurer le succès de la démarche, voici 5 facteurs clés à considérer avant de se lancer dans un projet de diagnostic RH.
Méthodologie adaptée.
Celle-ci doit être adaptée à la réalité de l’organisation, à sa taille et aux besoins ciblés. La méthode diagnostic étant flexible et ses outils très nombreux, il est important de designer un processus qui convienne à l’organisation. Également, on doit choisir un diagnostic qui correspond à l’objectif. Comprendre pourquoi le climat de travail est problématique ? Préparer une gestion du changement ? S’assurer d’avoir les meilleures pratiques RH en place ? Mesurer l’engagement des employés ?
D’abord, les méthodes. Une petite organisation pourrait opter pour un questionnaire court avec des questions générales, suivi d’entrevues individuelles ciblées. Une grande organisation pourrait préférer des questionnaires standardisés avec un grand nombre de questions, et ensuite organiser des groupes de discussion autour des enjeux principaux qui en ressortent.
Ensuite, le format doit être pensé. Le présentiel pourrait être préféré si les employés sont au même endroit, alors que le virtuel sera nécessaire s’ils sont répartis dans plusieurs régions.
Finalement, le contexte du diagnostic et la culture de l’organisation pourraient amener le professionnel à utiliser une méthode traditionnelle et plus fermée ou alors à utiliser des outils interactifs. Par exemple, certains logiciels permettent aux employés d’avoir accès aux données recueillies en temps réel pour créer une expérience inclusive, transparente et mobilisante. Cependant, si le diagnostic est lancé suite à un climat de travail toxique, l’organisation préfèrera préserver la confidentialité durant tout le processus. Elle misera alors sur un plan de communication, une présence accrue de la direction et des RH ainsi que sur des réponses franches aux questions /inquiétudes soulevées à chacune des étapes. La prise en charge du diagnostic par un consultant externe sera également favorisée.
Communication.
Avant-pendant-après ! Dans ce genre d’exercice, Il vaut mieux communiquer un peu trop que pas assez.
Dans un premier temps, il importe de bien vulgariser l’objectif de la démarche. Il ne faut surtout pas assumer que les employés comprennent et adhèrent à la démarche. Le diagnostic RH pourrait être perçu comme une enquête ou une chasse aux sorcières. En spécifiant que l’on vise à améliorer le niveau global de satisfaction, à mieux comprendre le haut taux de roulement ou à se positionner pour la croissance, on défait les croyances négatives et on favorise la bonne participation.
Faire des suivis réguliers pendant le processus. La structure rassure! Annoncez vos couleurs et soyez clairs sur quelles seront les prochaines étapes du processus. En avançant, les employés verrons que vous vous en tenez au plan établi et gagneront en confiance. Ceci facilitera grandement l’implantation des recommandations qui suivront.
Assurez un retour rapide et continu après. Dès qu’un employé termine son entrevue individuelle, ses attentes commencent. Et ce, même s’il connaît la date officielle à laquelle les constats seront partagés. Il est important de diminuer les délais au maximum, sans faire de compromis sur la qualité du processus. Nous conseillons d’ailleurs de planifier et partager dès le début du processus une date de rencontre avec les équipes. Vous démontrerez ainsi votre engagement et permettrez aux employés de gérer une partie de leurs attentes.
Transparence.
La transparence, dans le respect de la confidentialité, vous permettra également de développer la confiance. Et c’est avec la confiance que les employés participeront et partageront l’information.
Vous désirez un diagnostic RH parce que vous n’avez aucune idée de ce qui se passe dans l’organisation ?.. Dites-le ! La vulnérabilité et l’humilité sont deux des qualités les plus recherchées chez un leader en 2022. Profitez-en pour en faire la démonstration.
Vous devez déplacer la rencontre de présentation des constats ? Assurez-vous de bien expliquer pourquoi et de permettre aux employés de soulever leurs questions et leur insatisfaction. Encore une fois, on diminue les fausses croyances qui pourraient freiner les employés dans leur participation.
Préparer votre présentation des résultats avec authenticité. Étant dans les opérations, les employés se parlent entre eux et ont généralement une bonne idée des forces et faiblesses de leur milieu. Certains enjeux sont difficiles à discuter. Par exemple si l’une des problématiques concerne les habiletés des gestionnaires. En cachant cet enjeu de gestion qui leur est évident, il se créera des doutes autour du processus et les recommandations pourraient être contestées. À l’opposé, en nommant clairement les insatisfactions quant à la gestion, vous enlèverez fort probablement un gros poids sur les équipes et leur démontrerez qu’elles sont entendues. Tout se dit, avec de la préparation et en adoptant la bonne façon.
Rigueur professionnelle.
Rigueur, rigueur, rigueur. Un de nos mots préférés! Pour accomplir des choses, il faut de la rigueur et de l’assiduité. Le diagnostic RH n’y échappe pas.
Puisque le diagnostic RH gravite souvent autour d’une situation sensible (climat de travail toxique, changement organisationnel, incompréhension des problématiques, etc.) les employés ont besoin de se faire rassurer tout au long du processus.
La rigueur dans le diagnostic RH c’est faire ce que l’on dit et tenir ses engagements (par exemple en termes de communication, de confidentialité et d’objectifs visés). C’est être cohérent dans vos façons de faire pour arriver à vos objectifs. C’est aussi s’assurer d’avoir une méthode diagnostic RH qui soit solide, logique et qui puisse avec exactitude et précision distinguer les problèmes, leurs causes et leurs conséquences.
L’assiduité c’est la présence constante, régulière et ponctuelle pour s’acquitter de ses obligations. En tant que dirigeants et/ou représentants RH, vous devez être disponibles, vus et entendus. Profitez de cette opportunité pour visiter les équipes chaque matin, instaurez un marche « Jamba », prenez 5 minutes en début de réunion matinale pour faire un suivi sur le processus. Cette présence régulière ajoutera professionnalisme et crédibilité à votre démarche diagnostic.
Leadership et action.
Les bottines doivent suivre les babines! Des actions doivent être prises rapidement après l’intervention et de façon durable.
Les dirigeants et les gestionnaires doivent être des modèles lorsque vient le temps de participer à la cueillette des informations. Ils doivent aussi démontrer de l’ouverture lors de la présentation des constats. Finalement, ils doivent être activement impliqués dans l’implantation des recommandations.
Le plus grand risque que nous notons lors des démarches de diagnostic RH est le non respect des engagements de l’organisation. Nous remarquons un enthousiasme marqué en début de démarche, mais parfois un courage qui s’essouffle lorsque vient le temps de présenter les constats et d’implanter les changements.
Avant de vous lancer dans le projet, assurez-vous d’avoir le courage d’être transparent et d’aller jusqu’au bout! Voici quelques idées pour vous aider à vous mettre dans l’action. Cela diminuera la pression sur vos épaules et vous permettra de réajuster le tir au besoin.
- Commettez-vous à l’avance avez des dates de rencontres
- Prévoyez des petites victoires rapides et alignées
- Gérez les attentes des employés en communiquant régulièrement
- Lorsqu’approprié, impliquez les équipes dans la priorisation des recommandations et la génération d’idées
- Rendez les gestionnaires imputables
- Modifier les objectifs pour inclure les recommandations priorisées
- N’hésitez pas à demander de l’aide au besoin
Conclusion
En portant attention aux 5 facteurs clés identifiés ci-haut, vous bâtirez la relation de confiance qui fera de votre démarche un succès.
Parce qu’un problème bien posé est à moitié résolu, le diagnostic RH s’avère une méthode très puissante pour obtenir un portrait juste et objectif d’une situation. Il faut toutefois s’assurer de bien s’y préparer et de faire des choix appropriés aux besoins de l’organisation.
Bon diagnostic!
